Служба ЗАГС к лету оцифрует архив
В первом полугодии нынешнего года служба ЗАГС Иркутской области планирует полностью оцифровать бумажный архив, в котором содержится около 8,5 млн актовых записей. Об этом сообщил временно замещающий должность руководителя службы ЗАГС Иркутской области Олег Власенко.
По его словам, на сегодняшний день в электронный вид переведено более 70% материала, это около 6 млн актовых записей. Сотрудники органов ЗАГС занимаются оцифровкой параллельно с основными обязанностями. Объем работы большой, поэтому к помощи решили привлечь студентов: между службой ЗАГС и несколькими вузами и техникумами региона подписаны соглашения о сотрудничестве.
Сегодня эту работу выполняют учащиеся Иркутского техникума архитектуры и строительства. Весь процесс осуществляется в полном соответствии с требованиями федерального закона «О персональных данных». Службой был заключен договор с образовательным учреждением, а также подписаны индивидуальные соглашения о неразглашении персональных данных с каждым студентом.
Ребята оцифровывают актовые записи о рождении, заключении брака и смерти, зарегистрированные в Иркутске в 1920–1940 годы. Все материалы рукописные, поэтому со временем чернила выцветают, а бумага рассыпается. Работа по оцифровке кропотливая, требующая большого терпения и усидчивости. Нужно правильно прочитать фамилию, имя, отчество и другие данные, затем занести их в общую базу с помощью специальной программы. Работу студентов курирует сотрудник отдела ЗАГС. Всего практику проходят 16 студентов. За три недели они перевели в электронный вид уже около 50 тыс. актовых записей.
Студентка Юлия Волынцева говорит, что такая работа ей нравится, правда, сначала было трудно разбирать почерк в книгах записей актов. Постепенно привыкла, и теперь без труда понимает каждую букву.
– В одной из книг я нашла запись о рождении своего прадедушки. Сначала подумала, что это просто однофамилец, позвонила маме, оказалось, что мой родственник – совпадают не только фамилия, имя, отчество, но и дата рождения, – рассказала девушка.
Все сотрудники службы также параллельно формируют электронный архив, чтобы ускорить процесс. Эта работа важная и значимая, поскольку позволит своевременно перейти на межведомственное электронное взаимодействие.
К началу этого года в электронный вид полностью переведены архивы отделов ЗАГС по Балаганскому, Качугскому, Нукутскому, Осинскому, Ольхонскому, Усть-Илимскому, Усть-Кутскому, Усть-Удинскому, Шелеховскому районам. Также оцифрованы архивы отделов по городу Иркутску (центральный отдел, отдел регистрации смерти) и по городу Саянску.
Олег Власенко пояснил, что каждая актовая запись составляется в двух экземплярах. Первый остается на хранении в отделе, который регистрирует акт гражданского состояния, второй передается в областной архив ЗАГС. В общей сложности в областной службе ЗАГС хранится более 18 млн актовых записей. Ежедневно граждане обращаются за получением справок и повторных свидетельств. В прошлом году было зафиксировано более 150 тыс. заявлений для получения этих услуг. Всего за 2015 год в органы ЗАГС Иркутской области обратились свыше 350 тыс. человек.
